Eesti Avatud Noortekeskuste Ühendus osaleb koostööprojektis “Smart youth work in youth centres” ja märtsi keskel toimub Saksamaal kohumine, kus töötatakse noortekeskustele välja juhendmaterjal nutika noorsootöö tegemiseks. Teeviit.ee kodulehel on märtsi kuu meediapädevuste kuu. Meil kõigil on vähe aega ning tänu sellele jagame nutikaid lahendusi, kuidas aega kokku hoida ning oma tööd efektiivsemalt korraldada.
1. Tehnilised vahendid, mis päästavad ja säästavad sulle aega.
Noortekeskustes teeme üsna palju arvutis olevat tööd: projektid, plakatite tegemine, sotsiaalmeedias suhtlemine, e-kirjadele vastamine. Tihti peame ühest kohast midagi kopeerima ja teiste kohta sisestama või siis lihtsalt käsitsi maha kirjutama. Avame aknaid või jagame oma ekraani pooleks. Kõige lihtsam on aga kasutada laiendatud 2 monitori, arvuti enda ekraan ja kõrval olev ekraan. See on arvatavasti kõige suurem ajasäästja arvuti taga üldse. Näen ikka enda ümber inimesi, kes kasutavad oma töös sülearvuteid, kuid neil ei ole arvuti hiirt ja nad kasutavad üsna ebatäpset puuteplaati. Hiir muudab töö tegemise nii palju lihtsamaks. Kui oled siiski puuteplaadi kasutaja, siis loodan, et kasutad 2 sõrmega kerimist. Enamu puuteplaatidel saab 2 sõrmega kerida ja see on nii palju abiks.
2. Tunne oma töövahendeid.
Ikka ja jälle näen, et minu ümber olevatel inimestel on ülihead tööriistad ning nad ei oska neid kasutada. Arvuti puhul kõige suuremaks abilisteks on arvutisse programmeeritud lühikäsud. Kõige tuntumad on
- Ctrl+C kopeerimiseks
- Ctrl+V kopeeritu kleepimiseks
Olen Windowsi kasutaja ja tänu sellele toon välja mõned olulised töökäsud, mida ise kasutan.
- Mõnikord on vaja avada uus failikaust, siis seda saab teha Windows+E,
- desktopi avamiseks ei pea kõiki aknaid alla klikima vaid saab vajutada Windows+D,
- oma tegevuse tagasi võtmine Ctrl+Z. (Seda viimast olen isegi Avatud noortekeskuste projektifondi taotluse esitamisel. Kogemata kustutasin taotluskeskkonnast oma teksti ära ning Ctrl+Z toob tegevuse tagasi ehk sain kustutatud teksti tagasi.)
- ALT+TAB aitab liikuda erinevate avatud akende vahel.
Neid lühikäske on väga palju ning tuleks leida need, mida igapäevaselt kasutad. Kasutan väga palju ka Snipping Tool-i, mis aitab ekraani pealt mingi osa kohta pilti teha ja see arvutisse salvestada. Selliseid sisseehitatud tööriistasid on igas seadmes üsna palju. Tuleb lihtsalt teada, et need on olemas ja tuleb osata neid kasutada.
3. Tea, kuidas Sinu aju töötab.
Me peame aru saama, et inimese aju töötab seoseid luues ning kui mingi tegevus/asi on meie jaoks oluline, siis tuletame seda kogu aeg meelde. Seega kõik meie produktiivsustööriistada peaksid toetama aju tööd. Tänu sellele kasutan ise märkmete tegemiseks paberit ja pliiatsit ja digitaalselt Evernote. Tegu on programmiga, kuhu on võimalik ükskõik, mis versioonis (pilt, tekst, video, heli, kritseldus) salvestada oma mõtteid ja loetud materjali. Seal on võimalik kõikidele oma märkmetele lisada juurde silte, et märkmeid hiljem üles leida. Kõige parem selle tööriista juures on see, et seda on võimalik siduda erinevate seadmetega (telefon, tahvel, arvuti). Kahe erineva seadme sidumine on tasuta ning mahupiiranguid sellel ei ole.
Teiseks ideede väljatöötamise tööriistaks kasutan mõttekaardi programmi Xmind. Mõttekaardi programmid aitavad oma mõtteid paremini läbi mõelda ning näha seoseid. Kes ei ole veel kasutanud, siis soovitan väga. Ajajuhtimises kasutan väga palju David Alleni teooriat, mis lähtub väga palju sellest, kuidas aju töötab: kõik mõtted tuleb kirja saada, neid peab olema võimalik siltide kaudu otsida, tegevusi tuleb prioritiseerida jne. Parim tööriist minu arust selleks on Todoist prorgamm. Tegu on tasulise programmiga. Maksan selle eest ligi 30 eurot aastas, kuid see aitab lihtsalt mind nii palju ja ilma selleta ei oleks minu tegevused mõeldavad. Lisaks on see sünkroniseeritav absoluutselt kõikide seadmetega.
4. Oskuslik otsimine kõrvaldab probleemi, et sa ei tea, kus asjad asuvad.
Tänapäeval on informatsiooni nii palju, et raske on selle hulgast õiget ja vajaliku leida. Info otsimise lihtsustamiseks loodigi Google otsingumootor. Kahjuks ei oska aga väga paljud seda kasutada.
Mõned lihtsat soovitused otsingumootrite kasutamiseks:
- Kui kasutad Chrome veebilehitsejat ja ei ole sinna mingit lisa tõmmanud, siis URL-i ehk internetiaadress sisestamise koht ongi Google otsingu sisestamise koht, sa ei pea eraldi google.ee lehte selleks avama.
- Kui otsid midagi kindlat, siis kasuta jutumärke "avatud noorsootöö".
- Kui ei tea täpselt, kuidas mingi lause oli siis kasuta tärni (*) Avatud * projektikonkurss.
- Kui soovid mõnda sõna välistada otsingust siis kasuta sidekriipsu märki (avatud noorsootöö -projekt, -rahastus).
- Kui soovid kindlalt lehelt midagi leida, siis kirjuta URL-i koha peale leht ja sinna taha otsingusõna (ank.ee logiraamat). Saad vastused sellelt lehelt logiraamatu kohta.
- Kui soovid otsida kindlat failitüüpi, mis on seotud otsingusõnaga siis sisesta otsingusõna ja lisaks veel väike selgitus ( projekt filetype:pdf ja saad kõik pdf failid, mis on projekti sõnaga seotud).
- Kindlasti kasuta eesti keelsete sõnade puhul eesti keelset otsingut. Muuta saad seda google otsingu settingutest.
Lisaks on võimalik väga palju erinevaid piltidega seotud otsinguid teha, millest kõigest ei jõua siin kirjeldada. Arvutist otsimiseks kasutan väga palju seda, et vajutan WINDOWS-nuppu ja alustan kirjutamist, mida otsin. See avab automaatselt otsingu ning pakub mulle kõige paremaid variante. Ma ei pea teadma, kus mingid programmid ja failid asuvad. Selleks ongi meil arvuti, et ta aitaks mul neid leida.
5. Google tasuta tööriistada, mis on asendamatud.
Väga oluline on kellegagi koos töötades teha asju pilves. Meie noortekeskuse puhul kasutame väga palju Google tööriistu: drive dokumendid, tabelid, esitlused, küsitlused ja kalender. Kui noortekeskusega on seotud väga palju erinevaid inimesi ning nad kõik peavad teadma, millal midagi toimub, siis on kõige parem kasutada selleks Google kalendrit. Seal on võimalik jagada erinevaid õigusi ning ühest kalendrist on võimalik teise sündmusi kopeerida. Meie noortekeskuse puhul saavad kalendrit täita kõik asjaosalised. Koristaja näeb, millal on mingid üritused toimumas ning sellega saame planeerida, millal nädalavahetusel noortekeskus on avatud ja millal sünnipäevad noortekeskuses toimuvad. Iga töötaja kohustus on selle kalendriga kursis olla. Lisaks on võimalik kalendrit lihtsalt oma kodulehele lisada. Tänu sellele saavad kodulehe külastajad teada, mis toimumas on. Google dokumente kasutame kõikide projektide ettevalmistamisel, kus saame ühiselt täita ja pärast kommetaare lisada.
6. Plakatid on noorsootöö igapäevaelu.
Iga noortekeskus korraldab mingit tegevust ja tavaliselt tehakse selle jaoks plakatit. Plakati tegemine ei tohiks väga kaua aega võtta. Aja säästmiseks tuleks kasutada võimalikult lihtsaid abivahendeid. Loodan, et kõik on avastanud enda jaoks Canva, mis aitab igas formaadis visuaalseid materjale luua.
7. Kaugelt töö tegemine (trello, google, zoom või mõni muu vestluskeskkond).
Omavalitsused on muutunud suuremaks ja tänu sellele teevad väga suurte maa-aladel erinevates kohtades asuvad noorsootöötajad koostööd ning selle jaoks on vaja ka koostööd soodustavaid tööriistu. Google tööriistadest juba veidi kirjutasin, kuid ühiste ülesannete jagamiseks on olemas ka Trello. Tegu on virtuaalse seinaga, kuhu saab postitada toimuvaid tegevusi ning neid tegevusi saab oma meeskonnaga jagada. Seal on võimalik ära märkida, kes peaksid ülesandega seotud olema, on võimalik kommenteerida, faile lisada ja väga palju muid asju teha. Loodan, et kõik on avastanud koosolekute läbiviimiseks mõne virtuaalse keskkonna, kus seda teha (Skype, Zoom, facebook jne).
8. Sotsiaalmeedia on muutnud, kuid grupid on võimalus noorte kaasamiseks.
Me kõik oleme kogenud, et virtuaalsed tööriistada on pidevalt muutumises ning sotsiaalmeedia kasutus muutub kogu aeg. Facebooki lehed ei tööta enam noorte jaoks. Facebooki grupp on siiski väga suur võimalus noorte kaasamiseks. Facebooki grupi kasutamist peab oskama teha, muidu on sellest vähe kasu. Kõige olulisem küsimus Facebooki grupi puhul on: "Kuidas ma oma sihtgruppi seon/kaasan?" Mõtle, kui palju on Sinu postitustest ühesuunaline kommunikatsioon. Oluline on, et iga Sinu postitus annaks jälgijale/grupi liikmele võimaluse postituse tagajärjel midagi teha. Kõige parem on küsida küsimusi, arvamusi, soovitusi jne. Postita pilte ja lase meemide või GIF-dena postitustele vastata, kutsu üles ise mingeid lugusid jagama. Kutsu oma jälgijaid üles osalema võistlustel ja väljakutsetel. Sotsiaalmeedia peab olema kahesuunaline kommunikatsioon ja
jälgijate seotuse/kaasatuse suurendamine peab olema kõige olulisem prioriteet.
9. Kõik ei pea olema digitaalne ja tehnoloogiaga seotud, et see oleks nutikas.
Nutikas noorsootöö ei tähenda seda, et see on ainult digivahenditega seotud. Enne kui kirjutasin lühikäskudest, siis võiks küsida, et kuidas mul need lühikäsud meelde jäävad. Vastus on, et ei jäägi. Minu nutikas lahendus on see, et minu ees noortekeskuses on kõikide nende lühikäskudega paber ja kui ei mäleta midagi, kuid soovin meenutada, siis vaatan paberile otsa. Meie noortekeskuse töötajate ruumi sein on täidetud plakatitega, mis meenutavad olulisi mõtteid, mis peaksid aegajalt meelde tulema. Meil on seal mõned lehed välja prinditud avatud noorsootöö töövihikust, võtmepädevused, tulevikus kõige olulisemad oskused, IKIGAI, argumendi koostamise juhend ja mõned muud olulised mõtted, mis on tekkinud töötamise käigus. See kõik tuletab meelde, mis on meie töös oluline.
Teiseks oluliseks mittedigitaalseks tööriistaks on valge tahvel töötajate ruumis. Selles ruumis toimuvad meil kõige tähtsamad koosolekud, mõtete arutelud, noortega suhtlus jne. Iga kord, kui mingi mõte tekib läheb see sinna tahvlile. Kui teeme projektide arutelu, siis märksõnad lähevad tahvlile ja pärast saavad noored küsida, mis toimumas on. See tahvel tekitab uusi seoseid, mõtteid ja tekitab meis selguse, et kõik saavad ühte moodi aru.
Head nutikat noorsootöö tegemist noortekeskustes!
Merlis Pajustik
